Peranan Staf dalam Suatu Organisasi

Dalam suatu organisasi harus selalu di dukung atau di lengkapi oleh figur yang bernama STAF , sebelum kita mendalami apa yang di maksud staf dan apa peranan-peranan staf dalam suatu organisasi , alangkah baiknya kita lihat definisi organisasi oleh beberapa ahli

• Definisi Organisasi

# ROSENZWEIGOrganisasi dapat dipandang sebagai :

• Sistem sosial, yaitu orang-orang dalam kelompok

• Integrasi atau kesatuan dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama

• Orang-orang yang berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama

# MATTHIAS AROEFSuatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja bersama sama untuk mencapai tujuannya

# PFIFFNER dan SHERWOODOrganisasi sebagai suatu pola dari cara-cara dalam mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan terkait dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula secara sistematis
Sebuah organisasi tidak akan bisa lepas dengan yang namanya struktur organisasi. Karena struktur organisasi adalah cara suatu aktivitas organisasi dibagi, di organisir, dan dikoordinasikan.Menurut ERNEST DALE, sebuah struktur organisasi harus memuat tentang 5 hal  sebagai berikut:

• Daftar pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi

• Membagi jumlah beban kerja dalam tugas-tugas atau biasa disebut pembagian kerja (devision of work)

• Menggabungkan tugas-tugas dalam keadaan yang logis dan efisien atau departementalisasi (departmentalization)

• Menetapkan mekanisme untuk koordinasi

• Memonitor efektivitas struktur organisasi dan melakukan penyesuaian apabila diperlukan

# BAKKEOrganisasi merupakan  sebuah sistem yang kontinue dari penggunaan, pemindahan aktivitas-aktivitas manusia yang dibebankan dan dikoordinasikan, sehingga membentuk suatu kumpulan tertentu yang terdiri dari manusia, material, kapital, gagasan, dan sumber daya alam ke dalam suatu keseluruhan pemecahan persoalan

# ALLENOrganisasi adalah suatu proses identifikasi dan pembentukan serta pengelompokan kerja, mendefinisikan dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan menetapkan hubungan - hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerjasama secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan.
Sekarang saya akan menjelaskan tentang staf itu sendiri.
Staf:Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.Wewenang staf:Wewenang yang mengalir ke samping yaitu wewenang yang diberikan kepada staf khusus untuk membantu melancarkan tugas staf yang diberikan wewenang lini. Wewenang staf diberikan karena ada spesialisasi adanya tugas-tugas menegerial yang terkait dengan fungsi staf seperti pengawasan, pelayanan kepada staf atau penasihat.Wewenang staf dan lini, perpaduan antara wewenang lini dan staf merupakan bentuk struktur organisasi yang paling umum saat ini. Bentuk organisasi kelihatan kompleks tetapi sesungguhnya adalah pengembangan dari bentuk lini dan staf.
Telah dikemukakan bahwa dalam organisasi bentuk lini dan staf ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Sepintas lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas meraka yang utama melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan. Malah dianggap kadang-kadang bahwa tanpa karyawan staff tujuan dapat juga direalisasi. Pandangan ini terutama dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas karyawan staff sebagai penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini, akan tetapi peranan mereka dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting. Dengan bantuan karyawan staff organisasi dapat mendayagunakan resources yang dimiliki perusahaan secara optimum, karena mereka dapat melihat berbagai kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan memilih kesempatan yang terbaik.Pembahasan tentang pentingnya peranan staff dalam proses manajemen berarti tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan.Sering kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah mengambil keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah karena diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower managementbiasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat kuantitatif.Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lowermanager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :·         Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
·         Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.
·         Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi.
·         Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :·         Mengumpulkan data (fakta)
·         Menginterpretasikan data (fakta)
·         Mengusulkan alternatif tindakan
·         Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
·         Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
·         Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
·         Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
·         Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.
Dari peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila :·         Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
·         Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan: (1) bawahan belum mempunyai kemampuan (2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.Macam dan Fungsi StafAda dua macam staf, yaitu:1.     Staf pribadi / Staf Penasihat (personal staf )Staf penasihat , dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer.  Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.
Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses. Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :1.      Pengumpulan data dapat dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.2.      Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima3.      Mengadakan evaluasi atau penilaian4.      Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan5.      Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik6.      Membuat kesimpulan7.      Merumuskan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan dalam suatu bentuk tertentu sehingga mudah dan cepat dipahami oleh pimpinan.
2.     Staf Spesialis / PelayananMemberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri. Fungsi utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan. Staf ini sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer).Menurut bidang yang di layani staf dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf lain/sebagainya.. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi: 1. staf khusus, staf ini memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta melayani seluruh lini dan unsur organisasi. sifat khusus staf spesialis yaitu: a) terbatas dalam pemberian masihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi. b) nasihat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi. c) nasihat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu. 2. staf pribadi, memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manajer. staf ini sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer). staf pribadi ini dibagi menjadi dua, yaitu : a) staf asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen-komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. staf asisten ini meliputi: ~asisten to dan executive assintants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di perlukan. ~administrative assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi. ~special assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan. b) line assistant yaitu assistant yang berada pada masing-masing fungsional yang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya.  Dikutip dari
http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi ocw.usu.ac.id/course/.../manajemen_slide_fungsi_pengorganisasian.pdfhttp://cokroaminoto.blogetery.com/2010/03/11/kepemimpinan-dalam-organisasi-6/http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma4333/macam_staf.htm